chargement…

Projet Web : Construire un cadre de réponse

Pourquoi construire un cadre de réponse pour votre projet Web ?

 

Lorsque l’on souhaite lancer un projet web, le cadre de réponse est un élément majeur car l’offre de service est très souvent absente ou très peu détaillée sur le cahier des charges. Dans la mesure où ‘entreprise cliente aura donc pour rôle de maîtriser et d’orchestrer l’ensemble des tâches et de leur avancement, de sa conception à sa réalisation, il faut également prévoir une marge de manœuvre pour anticiper les évolutions ultérieures et prévoir les modalités qui n’ont pas forcément été pensées au départ. Voici un article qui vous permet d’optimiser ce rôle et mener votre démarche en bonne et due forme à travers le cadre de réponse pour votre projet web.

Cadre de réponse

Structure d’un cadre de réponse

Le cadre de réponse doit répondre à une structure nette et homogène pour qu’il soit compréhensible et propice aux différents évolutions ultérieures : elle doit être ordonnée pour remplir sa mission et sa correspondance entre le client et l’agence chargée de développée le projet web. Il doit correspondre à des règles de sélection et à Cadre de réponsedes critères de choix, planifier l’appel d’offre ainsi que les étapes du projet (il doit y figurer la date à laquelle le dossier de candidature a été remis, la date de sélection du prestataire retenu ainsi que la date de livraison).

Si besoin, une close de confidentialité peut être intégrée dans la mesure où vous estimez que des informations doivent être restées discrètes, que ce soit pour ce projet ou pour une candidature ultérieure.Cette option est toujours recommandée surtout dans les secteurs concurrentiels où plusieurs entreprises font appel à des agences de développement web similaires.

Les cadres de réponse technique nécessitent également l’accompagnement de certains dossiers pour appuyer la proposition des ou du prestataire. Par exemple, il peut s’agir du coût global pour le système d’information, l’architecture de l’information, la réalisation graphique, la conception / rédaction des contenus, les différentes solutions techniques, le contenu de rédaction détaillé, l’arborescence, ainsi que les différentes options qui peuvent être appliquées par la suite.
Enfin, les conditions de paiement doivent également y figurer clairement : présentation du budget, délai de paiement et conditions de règlement.

 

Contenu à intégrer dans un cadre de réponse

Pour qu’il soit homogène, la cadre de réponse doit disposer d’un contenu clair et précis pour les différents interlocuteurs auquel il sera présenté. C’est un document essentiel qui accompagnera les différents acteurs tout au long de la vie de votre projet web. Il doit contenir des éléments fondamentaux comme la couverture fonctionnelle de la solution proposée, la présentation du prestataire, la synthèse des choix présentés dans l’offre finale, le détail des prestations qui seront délivrées, la ou les réponses du prestataires aux exigences de l’entreprise cliente, l’offre financière et les engagements contractuels.

Le document finalisé va permettre aux différents prestataires candidats de lister et de formuler leur offre à travers un outil fonctionnel, technique, méthodique et destiné à vous convaincre de leurs aptitudes à remplir la mission du cahier des charges. Il est consultable par l’entreprise cliente à tout moment et doit être entièrement transparent pour que la décision finale soit prise en tout en ayant les informations nécessaires.

cadre de réponse

Vous pourrez ainsi vous informer et avoir accès aux différents points clefs tout en intervenant sur les missions tout le long de la conception du projet, comme soumettre des exigences auprès des services techniques ou mettre en valeur certains aspects du dossier.
Trop souvent sous estimé, le cadres de réponse technique permet de réaliser une synergie positive entre l’entreprise client et les différents prestataires sur les fonctionnalités et les solutions qu’ils proposent. Cet outil va également vous permettre d’alimenter ce que l’on appelle la grille d’analyse d’appel d’offre.
Vous pouvez très bien utiliser les grilles que vous avez préalablement soumis lors d’une étude de faisabilité : cela offre l’avantage de comparer les réponses et de mesurer les estimations de l’étude. Ainsi, l’entreprise cliente pourra très facilement écarter les propositions dites « fantaisie » pour se pencher sur des prestataires qui répondent mieux à leurs critères de sélection.
Enfin, les coûts de création doivent impérativement être explicités dans le détail pour éviter les couts cachés par la suite : faites attention à bien distinguer le budget dédié à la réalisation, au coût des licences, de l’hébergement, de la maintenance, du référencement naturel, des mises à jour de contenu, au coût de la reprise ou aux éventuelles formations des intervenants que va nécessiter le projet.

 

Les erreurs à éviter

Bien entendu, un tel document doit répondre à des exigences précises pour qu’il soit fonctionnel et efficace dans ses missions ainsi que dans son utilité. Pour cela, il est nécessaire de le rédiger en bonne et due forme pour éviter des erreurs qui peuvent nuire à la bonne réalisation du projet web. Nous vous conseillons d’agir sur plusieurs plans pour qu’il soit bien réalisé :
– Appliquez de la méthode et de l’objectivité en vous appuyant sur des grilles pré établies. Soyez le plus clair possible et n’hésitez pas à y associer des annexes ou des fiches explicatives pour que le sens du projet soit le même pour le client ainsi que pour l’agence chargée du développement du projet.

– Réfléchissez et travaillez en équipe pour favorise la prise de décision collective : les lignes directives ne doivent pas venir d’une seule et unique personne. Un projet compte un bon nombre d’intervenants et chaque spécificité doit y apparaître pour que tous les éléments soient réunis.

– Chaque intervenant qui aura part au projet doit pouvoir s’exprimer et faire ressortir ses impératifs ainsi que les subtilités de sa participation. Ce conseil est d’autant plus valable si le projet présente des caractéristiques techniques ou s’il faut prévoir des agencements spécifiques. L’intervenant en question doit pouvoir expliquer dans les moindres détails des cas de situation afin que la décision soit prise avec toutes les informations requises.

– Ne prenez aucune décision à chaud : donnez le vous le temps de rédiger chaque point pour donner du poids à votre décision. Un cadre de réponse est un outil r »fléchi qu’il ne faut pas prendre à la légère : c’est un document témoin qui suivra toute la construction du projet, de la conception à la livraison finale auprès de l’entreprise cliente.

– N’hésitez pas à détailler autant que possible les méthodes qui devront être utilisées : les étapes de validation, la livraison et la correspondance entre l’agence et l’entreprise cliente. Ne perdez pas de vue que la moindre incompréhension ou le moindre quiproquo peut donner lieu à des conséquences fatales sur la conduction du projet.

– Enfin, restez disponible et à l’écoute de toutes les questions. Servez vous de vos expériences antérieures pour connaître les problèmes et les requêtes qui peuvent apparaître par la suite et recensez les de manière à vous préparer à répondre à toutes les éventualités. Certains détails techniques peuvent paraître évidentes pour des spécialistes d’une agence web mais ne le sont pas pour autant pour des entreprises qui ne sont pas ancrées dans le digital et dans les différentes technologies liées à Internet.

 

Conclusion

Nous avons pu voir dans cet article le rôle crucial que joue un cadre de réponse dans un appel d’offre : ses objectifs sont destinés à favoriser la bonne communication entre le client et le prestataire. Le sous estimer constituent une grave erreur : il ne faut donc pas le négliger car il contribue fortement à la bonne construction d’un projet et a un impact indirect sur la vie de l’entreprise (réputation, fenêtre digitale, référencement, etc).

Un projet réussi apporte de nombreux bénéfices, que ce soit du point de vue de l’entreprise cliente ou de l’agence chargée de développer le projet. Le domaine digital, du fait de sa rapide évolution, nécessicadre de réponsete un très bon fonctionnement des rouages et une communication très fluide pour que les demandes soient bien comprises et que les spécificité techniques soient bien appliqués.

Le cadre de réponse a donc un rôle bien plus fondamental dans ce secteur que dans les autres domaines d’activité : veillez à bien respecter sa structure, son contenu et à éviter les pièges qui peuvent être présentés lors de sa conception. C’est un outil qui se prépare et qui a le bénéfice de vous apporter de grands avantages q’il est réalisé dans les règles de l’art.

Plus d’informations sur le cahier des charges et le cadre de réponses : http://livresblancs.prestataires.com/content/6-a-quoi-sert-un-cahier-des-charges-

Projet Web : Construire un cadre de réponse

Temps de lire : 5 min
0