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Comment gérer efficacement ses documents ?

choisir son prestataire GED

Les solutions de gestion destinées aux entreprises se veulent de plus en plus optimales et perfectionnées. Parmi elles, on compte désormais avec la GED, la gestion électronique de documents. Quels sont ses avantages et sa place dans les structures professionnelles ? Point sur cet outil prometteur.

 

 

A qui s’adresse la gestion électronique de documents ?

Dans secteurs d’activité, et notamment sans le secteur tertiaire, la place du document est primordiale pour le fonctionnement de l’entreprise. On compte par exemple les professions libérales, les cabinets comptables, juridiques, l’ingénierie ou encore les bureaux d’étude. Avec une GED, ces corps de métier peuvent avoir accès à de véritables solutions de gestion et d’optimisation sur le plan de la rentabilité et de la circulation de l’information.

Elle représente certes un coût et un investissement de départ mais celui ci sera relativement amorti dès les premiers mois d’utilisation.

 

GED : Un grand sens pratique

Le premier atout de la GED est son sens pratique : elle permet une circulation plus fluide auprès des collaborateurs concernés directement et indirectement par les documents qui sont mis en place. Avec la digitalisation du papier, les clients ainsi que tous les contacts peuvent augmenter leur intéractivité avec l’entreprise concernée et de ce fait, accroître l’activité.

De plus, en adoptant cet outil, vous vous assurez de la protection et de la confidentialité des documents en circulation. Vous pouvez les protéger par mot de passe ou restreindre l’accès aux collaborateurs concernés.

 

Des bénéfices notables

Qui dit accroissement de l’activité signifie augmentation des bénéfices. En utilisant la gestion électronique de documents, les salariés chargés de l’établissement et de la transmission de formulaires, de courriers et de documents internes et / ou externes, peuvent se concentrer à d’autres tâches et être beaucoup plus pro actifs.

On note également le gain de temps et la rapidité de transmission : elle peut être faite via un logiciel dédié en interne ou via Internet sur le point de vue externe. Dans le monde de l’entreprise, le temps représente de l’argent donc si les espaces de transmission sont écourtés, les gains seront notables sur le court comme sur le long terme.

Certaines GED disposent d’un tableau de bord, ce qui permet un suivi de l’évolution des documents : les événements peuvent être enregistrés et pouvez vérifier en temps réel le nombre de consultations ainsi que les auteurs des éventuelles modifications.

Enfin, on compte également l’amélioration de la qualité : grâce à une meilleure communication, les différents process et les diverses mises à jour peuvent être mieux distribuées auprès des employés, ce qui implique une amélioration rapide de la qualité de travail et des tâches fournies.

En conclusion, la GED est un espace de travail commun qui est non négligeable pour s’actualiser sur le nouveau fonctionnement des entreprises et des sociétés. D’un point de vue global, elle simplifie la circulation de l’information tout en permettant une meilleure communication entre les différents collaborateurs internes et externes.

Elle tend à se faire mieux connaître est à mieux intégrer les entreprises d’aujourd’hui et de demain.

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