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Choisir un prestataire eXo Platform

Choisir votre prestataire eXo Platform

prestataire eXo PlatformChoisir un prestataire eXo Platform prend toute sa valeur lorsque l’on constate l’impact de ce type de solution sur la vie de l’entreprise. En effet, la masse d’informations prises en charge à travers cette solution et, surtout, leur importance pour la vie de l’entreprise impose de ne pas faire ce choix à la légère et il en devient tout aussi important que le choix de la solution elle-même. Si la mission du prestataire eXo Platform est de vous accompagner en mettant à votre disposition ses connaissances et son expertise dans le cadre de l’installation de la solution, il doit ensuite répondre aux conditions nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de votre projet. Il doit donc être apte à développer des modules sur mesures et procéder à des adaptations de la solution retenue afin qu’elle répondre au mieux à vos attentes.

La solution eXo Platform

La solution eXo Platform est dédiée au travail collaboratif et à la gestion de contenus d’entreprise. Elle permet la mise en place et la gestion d’un portail web assurant la virtualisation du poste de travail par l’intermédiaire d’une interface conviviale. Le prestataire eXo Platform auquel vous confierez sa mise en place pourra personnaliser votre portail d’entreprise et paramétrer la gestion électronique de vos documents. Cette solution est proposée sous une forme multi couches, ce qui permet d’en accroître la personnalisation et de développer plus souplement son interaction avec d’autres outils.

Les couches de la solution eXo Platform

  • Espace de travail collaboratif : divers outils sont partagés au sein de cet espace : contacts, calendrier, forum…
  • GED – ECM, système de gestion électronique de contenu : offre la gestion et la présentation des contenus de l’entreprise.
  • WebOS : il s’agit d’un véritable système d’exploitation disponible au sein du navigateur : il permet un affichage des éléments sous forme de fenêtres comme sur un poste de travail classique.
  • Portal : ce module vous permet la gestion de tout ce qui est propre à votre portail d’entreprise.
  • Java Content Repository : module destiné à la manipulation de toutes les données contenues dans la plate-forme.
  • Portlet Container : gère l’affichage des applications serveur.
  • SOA : fournit les services, notamment le service WebDav qui permet d’utiliser eXo Platform comme un répertoire de poste de travail.

Principales caractéristiques d’eXo Platform

(source : le site exoplatform.com)

    • Portail d’entreprise : basé sur des standards, contrôle d’accès, personnalisable, Authentification et sécurité, support multilingue
    • Gestion de contenu : création de sites, support multi-sites, publication et SEO, gestion documentaire
    • Gestion des processus métiers et workflow : intégration avec BonitaSoft Open Solution, console BPM, répertoire de documents partagés, wokflow de publication de contenus, kit de migration Bonita Open Solution
    • Social : gestion et édition de profils, espaces de collaborations personnalisés avec forums, etc., flux d’activité, Open social
    • Collaboration et communication : wiki, forum, calendrier, base de connaissance avec réponses et FAQ
    • IDE : éditeur de code intégré, édition de templates CMS, services REST et création de gadgets.Cloud ready : support multi-tenant
    • Valeur ajoutée : Prêt pour l’entreprise, documentation, ressources communautaires, applications de démonstration, gadget pack.

Le cahier des charges, préalable incontournable au choix du prestataire eXo Platform

L’élaboration d’un cahier des charges est une étape initiale et indispensable à la mise en place d’une solution telle que eXo Platform. Cette tâche a de nombreux justificatifs pour tout prestataire eXo Platform, tels que :

  • Obtenir un document clair qui va préciser votre demande. Pour un prestataire internet, et il en va de même pour votre prestataire eXo Platform, il apparaît souvent que nombre d’appels d’offres manquent de précision tant qu’une analyse étendue des besoins, permettant d’énumérer précisément les fonctionnalités à mettre en oeuvre, n’a pas été effectuée et validée par le donneur d’ordres. Bien souvent, les donneurs d’ordres, partant d’une constatation de besoin, occultent la partie étude qui devrait en découler. Souvent parce que peu d’entre-eux ont le temps ou les compétences en interne pour analyser leurs besoins réels et détailler les fonctionnalités qui en découlent, etc. C’est donc au prestataire eXo Platform qu’incombe bien souvent la recherche de ces informations, avec parfois un résultat aléatoire et tributaire de ses compétences, de sa connaissance de l’activité du client et aussi de son sérieux professionnel. Tout cela pouvant se solder par quelques déboires. Il est pourtant évident que le prestataire n’a pas toujours la compétence exacte, et ne peut tout connaître ou deviner de votre activité. Et c’est souvent en cours de réalisation qu’émergent des besoins pouvant modifier en conséquence l’intervention du prestataire eXo Platform.
  • Mettre en évidence les compétences à requérir. Quel peut être l’avantage de présenter une demande de gestion de stock, par exemple, même minimaliste, à un prestataire qui n’en a jamais réalisé ou ignore ce que c’est réellement ? S’il est consciencieux, il devra d’abord s’enquérir des pratiques et caractéristiques généralement liées à ce genre de tâches, et pareillement, s’assurer de comprendre l’exploitation qui sera faite des fonctionnalités requises au sein de votre entreprise. Son devis sera donc établi en conséquences, et le prestataire eXo Platform risque aussi de passer à côté d’éléments essentiels, etc. Aussi, et outre ses compétences à mettre en exploitation ce type de solution, le prestataire eXo Platform devra avoir une expérience en développement ou modification des modules spécifiques à la solution eXo Platform, et que c’est en cela que la définition exacte de vos besoins au sein du contexte de votre entreprise, pourra vous aider à faire le choix.

Il est aussi possible de confier la co-réalisation du cahier des charges au prestataire eXo Platform ; le professionnalisme de tout prestataire devrait l’inciter, d’ailleurs, à jeter un œil très critique sur le cahier des charges. Si, a priori, le principal avantage que l’on peut voir dans cette solution, est de se décharger en grande partie de la tâche, cela peut souvent s’avérer faux. En effet, le prestataire eXo Platform sera systématiquement amené à solliciter votre équipe au sujet d’informations nécessaires et dont il ne disposerait pas, d’où une perte de temps en rendez-vous et autres investigations et attentes de réponse, et de fait, une probable augmentation du coût final. Il y a aussi le risque que le prestataire opte pour des solutions trop onéreuses ou effectue des raccourcis mal venus si vous n’êtes pas en capacité de vérifier la logique de ses choix par une bonne connaissance du projet que vous aurait apporté l’étude préalable du cahier des charges.

Si vous ne disposez pas des ressources suffisantes en interne, une solution confortable consiste à faire réaliser le cahier des charges par un tiers indépendant du prestataire. Vous pouvez déposer une demande de devis ici.

Diffusion de votre demande de prestataire eXo Platform

Après avoir rassemblés les éléments constitutifs du cahier des charges, vous pourrez publier votre appel d’offres. Pour cela, vous avez la possibilité de faire appel à des prestataires eXo Platform déjà connus de vous, à des prestataires dont une réalisation a été repérée sur un autre site sous eXo Platform et aussi de diffuser votre appel d’offres sur une plate-forme spécialisée telle que 123PRESTA.COM.

Le choix final de votre prestataire eXo Platform

Lorsque vous aurez collecté suffisamment de réponses, il sera souhaitable de les réduire à 4 ou 5 candidatures parmi celles qui correspondront le mieux à vos critères principaux.

La phase suivante consiste à rassembler les éléments propres aux prestataires, à leur entreprise et leurs réalisations, de façon à bien cerner leurs caractéristiques. Observez en priorité les projets identiques qu’ils ont pu réaliser et aussi les méthodes de travail utilisées, relever les erreurs et dysfonctionnements qui peuvent apparaître et, pareillement essayer de connaître les problèmes qu’ils ont rencontré et comment ils les ont solutionnés.

Finalement, demandez-leur comment ils comptent procéder pour votre projet, et ne soyez pas avares de questions. Au mieux, ils devraient vous conseiller quelques adaptations ou fonctionnalités auxquelles vous n’avez pas pensé, c’est là un critère témoignant de l’intérêt qu’ils portent à votre projet et aussi de leur professionnalisme… À ce stade, l’utilisation d’une grille d’analyse que vous pouvez préparer à l’aide du cahier des charges, dont apparaît ici encore l’intérêt, vous permettra d’évaluer chaque prestataire eXo Platform.

Le site livresblancs.prestataires.com vous propose un modèle de cahier des charges ERP/CGI adaptable à vos critères et qui vous permettra de formaliser votre demande à soumettre auprès d’un prestataire eXo Platform.

Pour terminer, ne pas hésiter à accorder une place à votre ressenti. En effet, le prestataire eXo Platform que vous aurez sélectionné devra avoir une attitude collaborative au sein de votre équipe, et le courant doit passer entre vous. Il est indispensable que la communication entre les divers intervenants se fasse avec aisance et il faudra respecter des règles de dialogue à établir dès le départ, surtout en mettant par écrit touts les points convenus.

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