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Choisir un prestataire Alfresco

Gestion de contenu d’entreprise : comment choisir votre partenaire Alfresco

 

alfrescoLorsque l’on décide de choisir un prestataire Alfresco, il faut s’assurer avant tout que le professionnel a une excellente connaissance de cette solution ECM (Enterprise Content Management). En effet, tout comme un outil e-commerce tel que PrestaShop, ce type d’outil requiert des compétences spécifiques liées aux tâches propres à l’entreprise qu’il est censé gérer. Il va donc de soi qu’un des meilleurs choix sera celui d’un prestataire Alfresco procédant initialement à un travail d’audit de vos besoins, et à la bonne compréhension de votre cahier des charges tout autant que de son orientation. Ce préalable permettra de vous assurer tant de sa compétence que de sa connaissance de la solution choisie et son adéquation avec votre demande.

 

Avantages et principales fonctionnalités d’Alfresco

Open source, Alfresco a la possibilité d’être adapté librement afin de personnalisation aux besoins de l’entreprise. Cela, et les qualités intrinsèques de l’outil, ont pour conséquence la mise à disposition d’un réseau d’experts dans leur fonction de prestataire Alfresco, capables d’agir sur la solution Alfresco dans le monde entier.

La solution open source Alfresco est aujourd’hui plébiscité par les utilisateurs, elle assure la prise en charge de l’ensemble du besoin fonctionnel de la gestion avancée des documents : classement, taxonomie, indexation, workflow… Voici une sérieux concurrent des solutions propriétaires du marché telles que Documentum, Hummingbird, Interwoven et autres OpenText.

Un entrepôt de données organisé

Alfresco permet d’organiser son référentiel documentaire en « Espaces de travail » aux droits d’accès et propriétés administrables. Ainsi, chaque utilisateur dispose d’un dossier personnel et de dossiers partagés permettant une collaboration avancée avec les différents acteurs du référentiel de l’entreprise : collaborateurs, clients, fournisseurs…

Fonction de recherche, taxonomie, méta-données

Par ailleurs, Alfresco offre de nombreuses fonctionnalités de recherche : le contenu des documents est directement indexé au sein d’un index unique quel que soit le format du document (OpenOffice, Microsoft Office, PDF, etc.). La technologie Lucene, reconnue pour ses performances, est utilisée pour les tâches d’indexation. Parallèlement, l’utilisateur peut ajouter à un document autant de méta-données que souhaité et assigner des catégories de contenu (taxonomie).

Un workflow avancé

Afin d’optimiser les capacités de collaboration des utilisateurs, Alfresco propose de nombreuses possibilités de paramétrage de workflow. Ainsi le processus de publication documentaire est entièrement contrôlé et sécurisé.

Gestion de versions

Le suivi du cycle de vie des documents est assuré par un puissant moteur de gestion de version. Chaque modification majeure d’un document entraîne la création d’une nouvelle version. L’ensemble des versions est archivé et la traçabilité de la production documentaire est ainsi garantie.

Finaliser le choix de votre prestataire Alfresco

Penser formation

Outre ses compétences techniques, il est indispensable que le prestataire Alfresco soit en mesure de transmettre efficacement le savoir nécessaire à la bonne utilisation de l’outil. En effet, il faudra vous assurer qu’il sera en mesure de former vos collaborateurs, car il sera sûrement nécessaire d’intervenir auprès de votre équipe afin de les accompagner dans le changement de méthodes que cette installation nouvelle peut induire.

Visualisez les appels d’offres de prestataire Alfresco

Une autre technique consiste à prendre connaissance des dernières demandes qu’un prestataire Alfresco peut visualiser sur la plate-forme 123PRESTA.COM. Cela vous permettra de pointer certains manques possibles dans votre demande. L’application possède de nombreux add-ons et il les utilisateurs demandent quasi systématiquement au prestataire Alfresco retenu un développement de module sur mesure. Mais aussi, cela vous permettra de prendre connaissance sur des particularités qui ressortent fréquemment dans les demandes que reçoit un prestataire Alfresco.

Trouver un prestataire à proximité

Il est toujours plus pertinent de rencontrer votre technicien spécialisé avec la solution Alfresco, aussi bien avant la mise en place, phase cruciale, que pendant et par la suite lors des éventuelles adaptations et des dépannages futurs. Aussi, afin de de vous assurer d’une meilleure collaboration et de faciliter les rencontres avec le professionnel ECM que vous choisirez, vous avez aussi la possibilité de trouver un prestataire Alfreso proche de chez vous.

Choisir un prestataire Alfresco

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